Ausbildungsberuf Kauffrau/-mann für Büromanagement

Du hast Organisationstalent und ein Gespür für Zahlen. Du bist offen und kommunikativ und arbeitest gerne im Team. Der Umgang mit dem Computer liegt dir und du hast Freude an der Arbeit mit anderen Menschen.

Wenn du dich in diesem Profil wiedererkennst, kommt vielleicht eine kaufmännische Ausbildung für dich in Frage. Der kaufmännische Beruf ist sehr vielseitig und abwechslungsreich, verlangt aber auch ein gewisses Maß an Eigeninitiative und die Fähigkeit zum Zeitmanagement.

Wir vermitteln dir breite Grundlagen in deinem Beruf und eröffnen dir interessante Perspektiven für deine Zukunft. Das beginnt in der Personalverwaltung und reicht über den Einkauf bis hin zur Assistenz der Institutsleitung und der Presse und Öffentlichkeitsarbeit.  

Kauffrau für Büromanagement arbeitet am Computer.
© Fraunhofer IGB
Kauffrau für Büromanagement arbeitet am Computer.

STECKBRIEF

Ausbildungsstandorte:

Stuttgart

Dauer:

2 – 3 Jahre, abhängig von der individuellen Vorbildung

Voraussetzungen:

mindestens ein guter mittlerer Bildungsabschluss, gute Leistungen in Deutsch, Teamfähigkeit, Selbstständigkeit

Ausbildungsinhalte:

  • Gestaltung von Büroprozessen
  • Auftragsbearbeitung
  • Umsetzung von Azubi-Projekten
  • Durchführen bürowirtschaftlicher und projektbezogener Abläufe
  • Korrespondenz, Überwachen von Terminen

Betrieb:

Jede/r Auszubildende/r wird in einem Bereich der Verwaltung aufgenommen und erhält seinen Aufgabenbereich und unterstützt die Mitarbeitenden in der Verwaltung (immer unter Berücksichtigung der Ausbildungsordnung). Nach einer Dauer von ca. 6 bis 8 Monaten wechselt der/die Auszubildende/r dann die Abteilung. Die Abteilungen sind abhängig von den gewählten Wahlqualifikationen. Entsprechend der Wahlqualifikation kann der/die Azubi auch den Wunsch äußern, in eine bestimmte Abteilung erst zu einem späteren Zeitpunkt zu wechseln oder gegen Ende der Ausbildung dort nochmals für eine bestimmte Zeit eingesetzt zu werden. Jede/r Azubi durchläuft auf diese Weise in den drei Jahren der Ausbildungszeit viele Bereiche der Verwaltung am Fraunhofer IGB, wie z. B. Personal, Einkauf, Institutsleitungsassistenz, Presse und Öffentlichkeitsarbeit.

Wahlqualifikationen

  • Personalwirtschaft
  • Assistenz und Sekretariat
  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  • Einkauf und Logistik

Bei Abschluss des Vertrages müssen zwei Wahlqualifikationen im Ausbildungsvertrag festgelegt werden.

Schule:

Teilzeitunterricht mit 1,5 Berufsschultagen in der Woche an der Louis-Leitz-Schule in Feuerbach.

Prüfung:

  • Prüfung Teil 1: computergestützt, zu Beginn des zweiten Ausbildungsjahres (meist im November)
  • Prüfung Teil 2: schriftlich und mündlich (klassische Variante oder Reportvariante) im letzten Ausbildungsjahr

Vergütung und Arbeitszeit:

Richtet sich nach dem TVAöD, 3 Monate Probezeit, 30 Tage Urlaub, 39-Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten

Extras:

Möglichkeiten, an verschiedenen Seminaren teilzunehmen, z. B. Kernqualifikationsseminar, Präsentationstraining, Prüfungsvorbereitungskurse. 

Unsere Abteilungen

  • Einkauf

    Die Einkaufsabteilung ist verantwortlich für die Beschaffung von Gebrauchsmaterialen, Dienstleistungen, Bau-und Bauplanungsleistungen und Gerätewirtschaft.

    Aufgaben

    • Lieferscheine zu den Aufträgen kontrollieren und zuordnen
    • Bestellungen überprüfen und betätigen
    • Eingangsrechnungen kontieren
    • Gutschriften und Mahnungen bearbeiten
    • E-Mailverkehr mit Lieferanten betätigen
    • Zollpapier bearbeiten
    • Rucksprache mit Mitarbeiter wegen Aufträgen
    • Archivierung von Rechnungen

    Was brauche ich hier um erfolgreich zu sein?

    • Teamgeist
    • Affinität für Zahlen
    • Sorgfältigkeit
    • Strukturierte Vorgehensweise
  • Personal

    Aufgaben

    • Laborbücher fertigstellen
    • Krankmeldungen bearbeiten
    • Urlaub bearbeiten
    • Bewerbungen prüfen und weiterleiten
    • Stellenausschreibungen erstellen
    • Bewerbungen prüfen
    • Ablage und Anlegen neuer Personalakten
    • Hiwi Zeugnisse erstellen
    • Postfächer einrichten und entfernen
    • Hiwi Verträge und Zugangsverträge erstellen
    • Hiwi Arbeitszeitnachweise kontrollieren und ablegen
    • Unterstützung bei BAD Terminvereinbarungen und Versenden der Einladungen

    Was brauche ich hier um erfolgreich zu sein?

    • Sorgfältigkeit
    • Gute Deutschkenntnisse
    • Diskretion
    • Strukturierte Vorgehensweise
    • Englischkenntnisse vorteilhaft
    • Teamplayer
  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement

    Aufgaben

    • Projektseiten anglegen
    • Mitarbeiterseiten anlegen
    • Presseinformationen veröffentlichen und versenden
    • Publikationen veröffentlichen
    • Kontakte im CRM anlegen, verwalten und pflegen
    • Newsletter anlegen
    • Fraunhofer Magazine versenden
    • Interne Meldungen versenden (Meldungen der Woche, Meldungen der Institutsleitung)
    • Intranetseite / Institutsinternetseite verwalten / pflegen
    • Messeplanung und -durchführung
    • Veranstaltungsplanung und –durchführung
    • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
    • Werbemaßnahmen planen und durchführen
    • Social Media
    • Auswertungen von Maßnahmen im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

    Was brauche ich hier um erfolgreich zu sein?

    • Teamgeist
    • Kommunikationsfähigkeit
    • Zuverlässigkeit
    • Eigeninitative
  • Sekretariat

    Die Assistenz-Team unterstützt die Institutsleitung und Mitarbeiter bei administrativen Angelegenheiten.

    Aufgaben

    • Verwaltung der Korrespondenzen
    • Terminorganisation
    • Geschäftsreise vorbereiten und Reisepläne erstellen
    • Reiseabrechnungen bearbeiten
    • Protokoll führen
    • Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
    • Vorbereitung von Besucher-Terminen vor Ort
    • Personenrecherchen
    • Mitwirken bei Vorbereitungen von Veranstaltungen, wie z. B. Kuratorium und Auditorium
    • Briefe schreiben

    Was brauche ich hier um erfolgreich zu sein?

    • Gute Deutschkenntnisse
    • Englischkenntnisse vorteilhaft
    • Sicherer Umgang mit MS-Office
    • Menschenkenntnisse
    • Kommunikationsstärke
    • Diskretion
    • Prioritäten setzen